Jako manažer kvality, compliance či risk manažer a nebo vlastník rizik jste se už pravděpodobně setkali s důležitostí pravidelných kontrol a jejich významem pro úspěšné fungování vaší organizace. Nicméně, jak zjistit, které kontroly jsou skutečně důležité a pomáhají vám minimalizovat rizika a které jsou již zbytečné? V tomto článku vám přinášíme několik užitečných tipů, jak mít přehled o kontrolách a vytvořit pro vaši organizaci efektivní kontrolní systém.
Prvním krokem k úspěchu je mít přímou vazbu mezi procesem, rizikem a kontrolou. Pokud si uvědomíte, proč organizace kontrolu provádí a k čemu se kontrola vztahuje, bude vám mnohem snazší porozumět účelu a důležitosti dané kontroly. Zvažte, zda je kontrola zaměřena na prevenci rizik, minimalizaci rizik nebo na řízení již existujících rizik. Když máte jasno v tom, co chcete kontrolou dosáhnout, můžete se snadněji zaměřit na to, jakým způsobem kontrolu provádět.
Druhý krok se týká komplexního přehledu o kontrolách ve vaší organizaci. Zde je klíčové mít jasno o tom, co a kde podléhá kontrole. Vytvořte si seznam kontrol, popište účel kontroly, nástroje, které pro kontrolu využíváte a kde by měla být provedena. Pokud chcete mít přehled o všech kontrolách v organizaci, důležitým krokem je také zjistit, kdo je zodpovědný za kontrolu a kdy byla naposledy prováděna.
Po nalezení kontroly, která je pro vaši organizaci klíčová, se zaměřte na to, jak ji opravdu provádět. Zvažte, zda ji lze zjednodušit nebo automatizovat, zda ji lze provádět rychleji nebo za nižší náklady. Použijte kreativitu a hledejte nové způsoby, jak zvýšit efektivitu kontroly a snížit s ní spojené náklady.
Dalším krokem pro vytvoření efektivního systému kontrol je jejich pravidelný monitoring (testování) a audit – tedy prověřování. Prověřování kontrol by mělo být prováděno pravidelně, abyste mohli získat přehled o jejich účinnosti a efektivnosti. Díky tomu zjistíte, zda jsou kontroly prováděny správným způsobem, zda splňují svůj účel a zda přinášejí skutečný přínos pro organizaci.
Shrnutí
Mít přehled o kontrolách není jednoduché, nicméně několik kroků může výrazně pomoci při vytváření efektivního systému kontroly v organizaci. Je důležité mít přímou vazbu mezi procesem, rizikem a kontrolou a zároveň mít komplexní přehled o kontrolách. Nezapomeňte zkoumat nové způsoby, jak zvýšit efektivitu kontroly a pravidelně auditovat všechny kontroly ve vaší organizaci. Pokud budete dodržovat tyto tipy, budete mít přehled o kontrolách a budete moci lépe minimalizovat rizika.
